Очистка истории CRM от почтовых вложений

Демо-версия полностью функциональная, срок демо-периода 30 дней.

Описание модуля:

Модуль удаляет файлы из истории CRM. В том числе: файлы-копии входящих писем и файлы из истории исходящих писем. В настройках модуля указывается сколько дней можно хранить файлы в событиях истории CRM.

Файлы в истории, как правило, дублируют файлы на диске или в делах. Сценарии, как это происходит, ниже. Удаление модулем файлов из истории происходит по-расписанию, вручную чистить историю от файлов не нужно.

Модуль «Очистка истории CRM от почтовых вложений» позволит сэкономить до 30 % места на сервере, которое используется для хранения почты в CRM Битрикс24.

Связь с клиентом по e-mail по прежнему один из самых популярных видов коммуникации, и Битрикс24 делает эти коммуникации удобными и простыми. Для корпоративного портала очень просто подключается e-mail трекер, настраиваются персональные и групповые почтовые ящики. Отправить письмо очень просто через карточку клиента, и после посмотреть прочитано ли письмо. Если вы пользуетесь Битрикс24 в коробке и решили пользоваться почтой непосредственно через CRM вам важно знать:

1. При отправке письма через CRM с вложением. вам нужно загрузить его или добавить с диска (если файл был загружен раньше)
   
2. При отправке письма с вложением, оно сохранится в CRM в делах.
   
3. Для сохранности письма, его копия с вложением сохранится в истории CRM.
   
4. При получении входящего письма оно сохранится в делах
   
5. При получении входящего письма оно сохранится в истории CRM
   

Таким образом, диалог с клиентом может выглядеть примерно так:

— Мы: Добрый день, во вложении фото нашей продукции (1мб)
— Клиент: Добрый день, спасибо, нужно подписать документы. Договор прикреплен во вложении (1мб)

При условии, что менеджер загрузил фото нашей продукции через форму отправки, эта цепочка писем занимает до 5мб. Этого всего лишь 2 файла по одному мегабайту. Давайте предположим, что у нас настроено резервное копирование. Итого мы получаем около 9мб. в этой цепочке писем.

Самостоятельно можно удалить с диска фото и освободить 1 мб из пяти. История тоже чистится, но без возможности выделить все. Т.е Вы можете открыть историю, по фильтру найти входящие и исходящие письма и удалить их. По одному.

Если компания ведёт активную работу, используя почту, то в течении года портал может разростись до 30-40 гигабайт, причем до 70% этого объёма будут занимать почтовые вложения. В таких условиях вопрос оптимального использования места на диске сервера имеет значение.

Наш модуль позволяет удалять вложения писем из истории, при этом сам текст письма, к которому прикреплен файл, сохраняется. Файлы удаляются только из истории CRM, они сохраняются в карточке клиента в разделе дела.